Un sistema informativo sulle risorse umane (HRIS) è un software per computer utilizzato dai datori di lavoro per gestire le funzioni relative alle risorse umane della propria organizzazione. Ha la capacità di mantenere i registri di occupazione di tutti i membri del personale e i datori di lavoro possono utilizzarlo per raccogliere metriche relative al personale dell'azienda, alla gestione delle prestazioni, alle retribuzioni e alle attività di benefit. Sebbene non tutte le aziende utilizzino un sistema HRIS, ci sono molti vantaggi nel farlo.
Segnalazione
Forse il più grande vantaggio che l'uso di un sistema HRIS aggiunge a un'azienda è la sua capacità di creare report e presentazioni. Un sistema HRIS in genere contiene tutte le informazioni relative alle iniziative delle risorse umane dell'azienda, inclusi i dettagli sulle pratiche di assunzione del gruppo, come un elenco completo di tutti i candidati, un indice aggiornato delle offerte di lavoro e copie elettroniche dei documenti di onboarding di ciascun dipendente , come le forme I-9 e W2. Inoltre, contiene i dati relativi alla retribuzione e alla retribuzione incentivante di ciascun membro del personale. Sono inclusi anche i risultati delle valutazioni annuali delle prestazioni e qualsiasi azione disciplinare intrapresa nei confronti dei membri del team.
Poiché queste cifre sono contenute in un database, un imprenditore possiede la capacità di eseguire una serie di rapporti dettagliati che comprendono alcune o tutte queste informazioni. Ad esempio, quando cerca di assumere personale aggiuntivo, può eseguire un rapporto sui candidati precedenti che possiedono un set di competenze specifico. In alternativa, può eseguire una relazione sulla retribuzione per ottenere le informazioni necessarie durante la preparazione del budget annuale.
Reclutamento
A sostegno degli sforzi di personale di un'azienda, molti sistemi HRIS forniscono un'interfaccia sofisticata che ne consente l'utilizzo sia da parte dei dipendenti interni, sia da parte di candidati esterni. Un sistema HRIS consente ai candidati per posizioni aperte di inviare i loro curriculum e le informazioni di contatto a un potenziale datore di lavoro da un computer remoto. Il sistema quindi raccoglie le informazioni e le archivia in modo che sia facilmente accessibile dal responsabile delle assunzioni. Quando cerca candidati, il manager è in grado di eseguire ricerche dettagliate dei curriculum raccolti, utilizzando una varietà di query, tra cui posizione, livello di istruzione, anni di esperienza professionale e set di competenze tecniche. Inoltre, il software consente anche ai dipendenti attuali di candidarsi elettronicamente per nuove posizioni.
Amministrazione dei benefici
Un sistema HRIS consente a un'azienda di semplificare l'amministrazione dei benefici per i dipendenti. In molti casi, dipendenti e neoassunti possono iscriversi elettronicamente a piani di benefici. Possono anche avere la capacità di accedere al sistema per monitorare e aggiornare la loro copertura corrente durante tutto l'anno, modificando lo stato, le informazioni dipendenti ei dati di contatto come richiesto. Un sistema self-service consente di amministrare i benefici in modo efficiente con la minor quantità di manodopera possibile, facendo risparmiare tempo e denaro all'organizzazione.