I datori di lavoro a volte hanno difficoltà a determinare se un dipendente debba essere retribuito per il tempo trascorso in viaggio. Dal punto di vista della legge federale, di solito non devi pagare il lavoratore per il pendolarismo da casa al lavoro, ma devi pagare per il tempo di viaggio che fa parte del lavoro del dipendente. A seconda che il dipendente sia esonerato o meno dal Fair Labor Standards Act o FLSA, potrebbe essere dovuta una retribuzione aggiuntiva per i viaggi di un giorno e durante la notte.
Legge governativa
Diverse leggi riguardano la questione del rimborso dei viaggi d'affari. Quale legge sia rilevante dipende dal fatto che il tuo dipendente sia esente o meno dalla FLSA. I dipendenti esenti, che sono disciplinati dal titolo 5 del codice degli Stati Uniti, possono essere esentati da una combinazione di disposizioni in materia di lavoro straordinario, salario minimo e lavoro minorile della FLSA. I datori di lavoro non sono tenuti a pagare questi lavoratori in aggiunta per il lavoro extra. I dipendenti comunemente esentati includono venditori incaricati, professionisti del computer, autisti e lavoratori agricoli. I dipendenti non esentati rientrano nella giurisdizione del titolo 5 o delle regole dell'ufficio di gestione del personale sulla FLSA e i datori di lavoro sono tenuti a pagarli per gli straordinari.
Compensazione per viaggi d'affari
Per entrambi i tipi di lavoratori, ai sensi del Titolo 5, il viaggio di un dipendente può essere considerato lavoro da pagare se le ore sono lavorate durante i giorni e le ore della normale settimana lavorativa amministrativa del dipendente e le ore di straordinario regolarmente programmate. In generale, le ore di straordinario sono ore di lavoro ordinate o approvate ed eseguite in eccesso di otto ore al giorno o 40 ore alla settimana. Mentre la paga per il fine settimana e il lavoro notturno è generalmente qualcosa che il datore di lavoro e il dipendente determinano di comune accordo, secondo il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti, la FLSA non richiede una retribuzione extra per tale lavoro. La FLSA richiede, tuttavia, che i lavoratori non esentati ricevano non meno del tempo e la metà per lavorare oltre le 40 ore per settimana lavorativa.
Titolo 5 e viaggi
Anche se il viaggio non rientra nella normale settimana lavorativa amministrativa del lavoratore o negli straordinari programmati, può comunque essere considerato lavoro risarcibile, secondo il Titolo 5, se è approvato o ordinato e soddisfa determinati criteri. Il viaggio è un lavoro risarcibile se soddisfa una delle quattro condizioni: implica l'esecuzione di un lavoro durante il viaggio, come guidare un camion; è correlato al lavoro svolto durante il viaggio, come riportare un camion vuoto al punto di partenza; viene eseguito in condizioni difficili; oppure è il risultato di un evento che non poteva essere controllato amministrativamente, e il viaggio è una necessità ufficiale immediata.
Indennità di viaggio del dipendente non esentata
Ai sensi della FLSA, i datori di lavoro sono tenuti a pagare i lavoratori non esentati per i viaggi di lavoro se il viaggio viene effettuato durante il normale orario di lavoro, se il dipendente è tenuto a lavorare durante il viaggio, se il dipendente è tenuto a viaggiare come passeggero per un viaggio di un giorno o se il dipendente ha un incarico notturno lontano dal posto di lavoro ufficiale e il viaggio avviene durante i giorni non lavorativi corrispondenti al normale orario di lavoro.
Un giorno vs. Viaggi notturni
Sito web di informazioni legali Nolo sostiene che devi pagare il tuo dipendente per il tempo di viaggio durante l'orario di lavoro, ma puoi sottrarre il tempo che il dipendente trascorre per raggiungere l'aeroporto per viaggi di un giorno. Per i viaggi notturni prolungati, potresti comunque dover pagare per quel periodo di transizione, ma dipende da quando ha luogo il volo. Se il dipendente lavora dalle 10:6 alle 4:4 dal lunedì al venerdì e ha un volo di ritorno la domenica dalle XNUMX:XNUMX alle XNUMX:XNUMX, devi pagarlo per le ore trascorse in viaggio di domenica, perché sono durante il suo normale orario lavorativo. Se parte venerdì alle XNUMX, devi solo pagarlo per altre due ore, ma non per qualsiasi ora successiva.