Un promemoria è un breve documento aziendale informativo distribuito a colleghi, dirigenti o proprietari all'interno di un'azienda che annuncia una proposta, una riunione imminente o modifiche alla procedura corrente. Un promemoria del progetto può essere utilizzato per affrontare le varie fasi del progetto, inclusa la pianificazione e l'attuazione, o per presentare i dati relativi al progetto. Quando si prepara un promemoria, è necessario seguire un formato aziendale standard utilizzato specificamente per i promemoria. Se il promemoria contiene più pagine, pinzare le pagine insieme invece di utilizzare graffette o fermagli alternativi.
1
Digita "Promemoria" o "Promemoria" nell'angolo sinistro della pagina del promemoria. Usa un carattere in grassetto.
2
Prepara la sezione delle informazioni del promemoria. Un formato memo appropriato contiene quattro tipi di informazioni nella sezione dell'intestazione. Dopo aver digitato il titolo di ogni tipo di informazione, includere i due punti e premere il tasto "Invio". Usa una riga per ogni tipo di informazione. I quattro tipi di titoli delle informazioni includono Data, Oggetto, A e Da. Il titolo "Oggetto" viene utilizzato per fornire un breve titolo al memo del progetto, simile alla riga dell'oggetto di un messaggio di posta elettronica. Utilizza la sezione "A" per indirizzare il tuo promemoria a una persona o a un gruppo di persone. Ad esempio, se si invia il promemoria al dipartimento di gestione del progetto, scrivere "Gestione del progetto" nella riga "A". Non è necessario elencare ogni persona individualmente quando ci si rivolge a un gruppo. La sezione "Da" deve sempre contenere il tuo nome quando crei il promemoria.
3
Prepara l'introduzione del promemoria. Presenta il progetto al pubblico dei tuoi memo in poche frasi. Non fornire lunghe informazioni di base o statistiche in questa sezione, ma fornisci sufficienti informazioni chiave in modo che il tuo pubblico comprenda lo scopo del promemoria e del progetto.
4
Preparare la sezione "Punti chiave". Questa sezione varia a seconda del tipo di promemoria del progetto che crei. Ad esempio, se si distribuisce il promemoria per annunciare una riunione per presentare ulteriori aspetti del progetto, utilizzare questa sezione per delineare la data, l'ora e il luogo della riunione. Se distribuisci il promemoria per delineare le modifiche a un progetto, elenca le modifiche principali in questa sezione. Lo scopo di questa sezione è evidenziare i punti importanti del promemoria. I punti devono essere elencati in formato punto elenco, con ogni punto elenco contenente non più di due frasi.
5
Prepara l'ultima sezione del tuo promemoria. L'ultima sezione del promemoria del progetto varia anche a seconda dello scopo del promemoria. Ad esempio, se distribuisci il promemoria nelle fasi iniziali di un progetto, questa sezione potrebbe essere una sezione "Analisi" che delinea la ricerca e i dati che supportano l'utilità o il successo del progetto. Se stai invitando un gruppo di persone a una riunione, utilizza questa sezione per fornire informazioni aggiuntive non contenute nella sezione "Punti chiave".