Un progetto imponente che richiede ampie risorse e include una varietà di parti integranti può essere travolgente. È facile perdere di vista l'obiettivo principale quando ci si perde nei dettagli di un grande progetto. Trova un modo per suddividere il tutto in sottoprogetti più piccoli e più gestibili per far funzionare i tuoi processi di lavoro senza intoppi.
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Visualizza l'intero progetto come una collaborazione di molti progetti più piccoli. Rompi i pezzi che sono scelte logiche per stare da solo. Ad esempio, se stai costruendo una casa, puoi suddividere i vari aspetti del progetto che potrebbero includere fondamenta, sovrastrutture, impianti elettrici e idraulici.
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Posiziona il progetto in ordine di priorità. Ad esempio, non puoi costruire i muri della tua casa fino a quando le fondamenta non sono state completate, quindi le fondamenta devono essere nell'elenco prima della super struttura.
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Assegnare membri del personale appropriati a ciascun sottoprogetto e fornire loro le scadenze. Considera l'idea di consentire ai manager e ai team leader di visualizzare l'intero progetto in modo che abbiano un apprezzamento generale del risultato finale previsto e vedano dove si adattano all'intero progetto.
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Scaglionare le scadenze di completamento in modo che tu, come project manager principale, non venga sopraffatto contemporaneamente da approvazioni e modifiche. Mentre molte parti di un enorme progetto IT, ad esempio, potrebbero essere necessarie contemporaneamente per mettere insieme una parte del progetto, costruire in tempo per modifiche, ritardi e revisioni. Potresti prendere in considerazione una spaziatura di 30 giorni delle scadenze o una sequenza temporale coerente con la quantità di tempo necessaria per rivedere ogni sottoprogetto.
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Collega i rapporti sullo stato di avanzamento in un file master che mostra i progressi che stai facendo nel quadro generale. Fornire ai clienti rapporti sull'intero progetto piuttosto che dati dettagliati sulle attività dei sottogruppi. I risultati finali di solito sono gli unici dettagli di cui i clienti sono preoccupati e il modo in cui raggiungerli è la tua preoccupazione principale.