La contabilità e la tenuta dei libri contabili sono funzioni fondamentali per un'azienda di qualsiasi dimensione. Le leggi statali richiedono alle società di tenere almeno una riunione annuale del consiglio di amministrazione e i rendiconti finanziari presentati a tale riunione provengono dai documenti contabili aziendali. La gestione dipende anche da informazioni accurate per determinare le prestazioni dell'azienda e anche per decidere se sono necessarie modifiche alle operazioni dell'azienda. Un sistema contabile dovrebbe essere adattato alla specifica società per essere semplice o complicato quanto necessario, ma le basi della tenuta dei registri rimangono le stesse.
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Raccogli e acquisisci tutti i tuoi documenti per qualsiasi transazione che si verifica con la tua azienda. Ciò include tutte le vendite, nonché le spese pagate in contanti o con assegni. Conserva le ricevute della carta di credito. Ogni vendita può essere documentata separatamente o collettivamente, a seconda del numero di transazioni. Un'azienda al dettaglio che esegue centinaia di transazioni al giorno può inserire ciascuna di queste transazioni in un registratore di cassa e utilizzare i totali alla fine della giornata.
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Registra regolarmente tutte le transazioni nei registri aziendali. Più transazioni esegue la tua attività, più spesso desideri registrarle. Ogni transazione viene registrata con due voci in due conti separati, noti anche come contabilità in partita doppia. Conserva ogni libro mastro per ogni conto nella propria sezione di un libro contabile o nel proprio libro se registri un numero di transazioni diverse al giorno. Le aziende che utilizzano il metodo in contanti registrano le transazioni quando il denaro viene pagato o ricevuto; le attività basate sulla competenza registrano tutte le transazioni nel momento in cui si verificano.
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Genera rendiconti finanziari periodici. Il conto economico viene generato da un riepilogo di tutti i conti temporanei, con i saldi delle note spese sottratti dai saldi dei ricavi per mostrare l'utile dell'azienda. Lo stato patrimoniale mostra i totali di tutti i conti permanenti: attività, passività e patrimonio netto. Elencare i saldi di ciascuno di questi conti alla fine del periodo contabile.
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Chiudere i libri finanziari per il periodo contabile. In termini semplici, il totale del reddito viene aggiunto al conto del patrimonio netto dell'azionista, di solito in un sottoconto chiamato utili non distribuiti. Ciascun conto delle entrate e delle uscite può essere reimpostato su un saldo pari a zero e ora è pronto per acquisire i dati dal mese successivo. I conti di bilancio mantengono intatti i loro saldi per il mese successivo, poiché saranno il punto di partenza per i calcoli del mese successivo.