Le riunioni possono essere riunioni dinamiche in cui nascono idee innovative. Possono anche stimolare rapidamente gli animi, poiché i partecipanti si allontanano sentendosi come se avessero perso tempo e non realizzato nulla. In qualità di proprietario di una piccola impresa, è tuo compito guidare l'incontro verso la dinamica e lontano dal frustrante. Per fare ciò, dovresti raddoppiare il tempo che dedichi alla creazione dell'agenda, secondo "Forbes". Come parte del processo di elaborazione dell'agenda, dovrai creare elementi di interesse, che modellano il contenuto e la direzione della riunione.
Importanza organizzativa
Un punto focale, noto anche come elemento dell'ordine del giorno, elemento di azione o argomento, è un elemento programmato per essere considerato o discusso durante una riunione. L'agenda di una riunione è un elenco di punti focali, i partecipanti responsabili della loro presentazione o discussione e la quantità di tempo dedicata ad essi. Organizzati strategicamente sull'agenda, l'ordine dei punti focali fornisce una panoramica della struttura della riunione. Ad esempio, il primo punto focale sarà il primo punto discusso, mentre l'ultimo punto focale sarà il problema finale considerato prima dell'aggiornamento della riunione.
Enfasi sull'azione
Gli elementi principali devono iniziare con i verbi di azione per aiutare i membri a capire cosa deve essere realizzato. Ad esempio, se elenchi solo "elenco invitati evento", i partecipanti non sapranno se stai perfezionando, rivedendo, scegliendo o correggendo l'elenco degli invitati. Scrivi invece "Vota nell'elenco degli invitati all'evento". Ciò rende l'elemento di focalizzazione molto più chiaro ei partecipanti alla riunione sapranno cosa aspettarsi.
Selezione degli elementi in primo piano
Prima di decidere i tuoi punti focali, determina cosa vuoi ottenere entro la fine della riunione. Una volta che conosci gli obiettivi della riunione, puoi sviluppare elementi di interesse per aiutarti a raggiungerli. I buoni punti in cui cercare gli elementi di interesse includono i verbali dell'ultima riunione e il feedback dei partecipanti. Dopo aver sviluppato un elenco di potenziali elementi di interesse, assicurati che gli elementi siano correlati e coinvolgano tutti i partecipanti. In caso contrario, prendi in considerazione l'idea di organizzare più di una riunione per assicurarti che i partecipanti rimangano concentrati e coinvolti.
Essendo preparato
Se metti un punto focale sull'agenda della riunione, assicurati che tu o il partecipante selezionato siate pronti per affrontarlo raccogliendo il materiale di supporto necessario. Ad esempio, se l'elemento principale indica "Approva i rapporti finanziari", dovrai avere i rapporti con te durante la riunione. In qualità di proprietario dell'azienda, puoi assicurarti di avere un buon incontro verificando che ogni partecipante abbia accesso al materiale di supporto necessario alcuni giorni prima che si verifichi l'incontro.