Il ciclo del libro paga è costituito da tutti i passaggi che un'organizzazione compie dall'inizio di un periodo di retribuzione alla sua fine. Durante questo periodo, le aziende calcolano il numero di ore e la retribuzione di ciascun dipendente, nonché eventuali ritenute o accumuli di benefici. Le aziende devono disporre di procedure adeguate per evitare errori, frodi o sanzioni normative.
Cronometraggio
Avere registrazioni errate è uno dei maggiori rischi che un'azienda deve affrontare per quanto riguarda la contabilità dei salari. Queste discrepanze possono essere causate da errori di immissione manuale, errori di calcolo o guasti all'interno del sistema informatico. Queste inesattezze possono creare una singola busta paga errata o potrebbero comportare un'accumulazione insufficiente della retribuzione per tutti i dipendenti.
Controls
Mitigare i rischi nel ciclo del libro paga implementando i controlli. I dipendenti dovrebbero avere l'opportunità di rivedere il proprio orario di ingresso, le ore e la retribuzione. Inoltre, richiedere a un manager o supervisore di fornire una revisione e un'approvazione secondarie prima del pagamento. Un livello di revisione a due livelli aiuterà anche a ridurre l'incidenza di sovracompensazione. Questi pagamenti in eccesso potrebbero derivare da dipendenti che entrano e escono l'uno per l'altro o da individui che dichiarano di lavorare durante le ore in cui non erano presenti.
Accesso alle informazioni
Un'azienda dovrebbe mantenere una separazione dei compiti per garantire che nessuna singola persona possa creare e approvare transazioni sui salari. Ciò previene il rischio di un uso improprio dei fondi aziendali. Senza controlli adeguati, potrebbero verificarsi modifiche non autorizzate ai dati anagrafici delle buste paga o la creazione di dipendenti fittizi o "fantasma".
Rispettare i regolamenti
La legge federale richiede ai datori di lavoro di compensare i propri lavoratori in modo accurato e secondo il programma. Le leggi statali differiscono per quanto riguarda il programma di pagamento, ad esempio settimanale, bisettimanale o mensile, che un'azienda può adottare. Le aziende con dipendenti in più sedi dovrebbero rivedere le normative locali per garantire la conformità. Le aziende devono anche calcolare le tasse, la sicurezza sociale e altre detrazioni durante la preparazione del libro paga. Le aziende devono trattenere le tasse sul lavoro ed effettuare depositi in base a un programma determinato dall'entità del rendimento. Il mancato deposito tempestivo può comportare sanzioni da parte dell'IRS. L'Internal Revenue Service può anche richiedere a un'azienda di mantenere una contabilità separata e di depositare le proprie imposte su uno speciale conto fiduciario del governo degli Stati Uniti.