I contabili trascorrono gran parte della loro giornata lavorativa a sgranocchiare numeri, segnalare transazioni finanziarie e tenere traccia dei soldi di un'azienda. Garantiscono che le tasse siano pagate e che tutti i documenti finanziari siano conformi alle normative fiscali locali, statali e federali. Tutto ciò richiede l'uso di software per computer, applicazioni e programmi specializzati per creare una varietà di rapporti finanziari per le piccole imprese. Un computer è vantaggioso per i contabili perché consente loro di svolgere il proprio lavoro in modo efficiente e preciso, mantenendo le informazioni archiviate in modo sicuro.
Monitoraggio delle informazioni
In un ambiente aziendale, i computer in genere dispongono di applicazioni per fogli di calcolo, come Microsoft Excel, che vengono installate manualmente o in bundle quando il computer viene acquistato inizialmente. I fogli di calcolo consentono ai contabili di creare report finanziari personalizzati per tenere traccia di informazioni specifiche. Tali programmi possono eseguire una varietà di funzioni come l'aggiunta e la sottrazione di numeri semplicemente formattando le celle nel file di progetto corrente. Questo tipo di software rende i calcoli veloci e i contabili possono eseguire tutte le operazioni in modo più efficiente. I fogli di calcolo consentono inoltre ai contabili di importare ed esportare dati in altre applicazioni esterne.
Software di contabilità
Una varietà di programmi di contabilità è disponibile anche per i contabili. Le suite di applicazioni di contabilità forniscono programmi e rapporti specifici per semplificare il lavoro di un contabile. Tali strumenti possono preparare automaticamente i documenti fiscali e inviarli elettronicamente alle agenzie governative di rendicontazione. I report finanziari vengono gestiti semplicemente inserendo informazioni e creando report con una serie di sequenze di tasti, molti dei quali possono essere configurati dall'utente. Molti programmi di contabilità hanno anche applicazioni specifiche del settore per diversi tipi di piccole imprese.
Archiviazione e accessibilità
Un computer aiuta i contabili ad archiviare e ad accedere ai documenti finanziari, ad apportare modifiche e ad alleviare la necessità di conservare archivi cartacei. Se è necessario un lavoro cartaceo, è possibile accedere facilmente ai file del computer e stamparli insieme a eventuali modifiche apportate dal contabile in qualsiasi momento. La capacità di archiviazione di un computer aiuta a ridurre i costi e rende le informazioni finanziarie più facilmente accessibili. I file finanziari che richiedono archiviazione possono essere trasferiti su CD, unità flash o altri dispositivi di archiviazione.
Sicurezza
I computer consentono un accesso sicuro alle informazioni contabili richiedendo una password per file, programmi e il sistema informatico stesso. Per la maggior parte delle piccole imprese, tali registrazioni sono riservate e sono accessibili solo a personale specifico, come dirigenti, contabili, amministratori delle buste paga e addetti alle risorse umane. Nel complesso, un computer fornisce più livelli di sicurezza per proteggere i record finanziari.