Le assenze dei dipendenti possono essere costose, soprattutto se è necessario assumere lavoratori temporanei o pagare gli straordinari ad altri membri del personale per garantire personale sufficiente per la propria attività. Le assenze si dividono in tre categorie: giustificate (approvate in anticipo da un supervisore); ingiustificato (non approvato in anticipo) e nessun difetto (quelli non classificati). Le assenze giustificate e senza colpa sono generalmente considerate un costo per fare affari, ma il controllo dei costi derivanti da assenteismo non giustificato è vitale per le piccole imprese. Comprendere le leggi relative all'assenteismo può aiutare la tua azienda a controllare i costi evitando insidie legali.
Dipendenti esenti e non esenti
Le leggi in materia di retribuzione durante le assenze si applicano in modo diverso ai dipendenti esenti rispetto a quelli non esenti. La maggior parte dei dipendenti, classificati come non esenti, sono coperti dalle regole salariali e orarie del Fair Labor Standards Act e possono essere agganciati per tutto il tempo perso dal lavoro. I dipendenti esenti sono esenti dalle regole FLSA; le esenzioni più comuni sono per impiegati amministrativi, dirigenti e professionisti, professionisti IT e personale di vendita esterno.
Se un dipendente esonerato ha lavorato in qualsiasi momento durante la settimana di paga, la sua retribuzione non può essere agganciata senza rischiare la perdita del suo status di esonero. La perdita dello stato di esenzione significa che dovrai pagare 1 1/2 volte la sua tariffa per ogni ora in cui ha lavorato oltre i 40 retroattivamente e in futuro. Tuttavia, una politica scritta che specifica un certo numero di giorni di malattia o personali ti consentirà di contare i giorni persi rispetto a questo numero; se il dipendente esonerato supera tale numero, è possibile bloccare la retribuzione e, a meno che il dipendente non soddisfi altri criteri, intraprendere un'azione disciplinare.
Malattia, disabilità e lesioni
Altre due leggi federali regolano le assenze per malattia o invalidità e si applicano sia ai dipendenti esenti che a quelli non esenti. Il Family Medical Leave Act si applica alle imprese che impiegano più di 50 lavoratori; impone ai datori di lavoro di concedere annualmente ai lavoratori fino a 12 settimane di congedo non retribuito ma protetto dal lavoro per la loro grave malattia o di prendersi cura di familiari neonati, di recente adozione o malati. Permette anche un congedo quando i membri della famiglia sono nell'esercito. Il congedo può essere preso consecutivamente o in modo intermittente. L'Americans for Disabilities Act si applica alle aziende che impiegano più di 15 lavoratori e richiede la concessione di un congedo prolungato, se necessario, per soddisfare le esigenze di un dipendente con disabilità. Richiede inoltre di non discriminare questo dipendente nelle assunzioni o nelle promozioni a causa della sua disabilità o della necessità di un periodo di ferie aggiuntivo. Oltre alle regole federali, gli stati hanno le proprie leggi che proteggono i lavoratori che devono prendersi un periodo di ferie per infortuni subiti sul lavoro.
Politiche di partecipazione
Il modo migliore per affrontare l'assenteismo è sviluppare una politica di presenza che soddisfi le esigenze della tua azienda e sia conforme alla legge. Una valida politica di frequenza dovrebbe coprire tutti i seguenti aspetti: ritardo, malattia, affari personali, congedo familiare e medico (compreso il congedo militare) e congedo per invalidità. La politica dovrebbe essere specifica. Ad esempio, quanto tempo dopo l'inizio di un turno deve chiamare un dipendente se è malato per evitare un'azione disciplinare? o quanto preavviso deve dare un dipendente a un supervisore per un'assenza giustificata? La politica dovrebbe anche indicare chiaramente cosa innesca l'azione disciplinare e come tale disciplina progredirà; ad esempio, la prima istanza di un'assenza ingiustificata o di un'assenza di emergenza senza chiamare attiverà un avviso verbale; il secondo un ammonimento scritto e il terzo potrebbe essere motivo di risoluzione. Comunicare la politica per iscritto ai dipendenti e formare i supervisori. Una volta sviluppata, applicare la politica in modo coerente per evitare richieste di discriminazione.
Assenze senza colpa
Alcune aziende sviluppano una politica di assenze senza colpa. Con questo sistema, non viene fatto alcun tentativo di classificare le assenze come giustificate o non giustificate; invece, ad ogni dipendente è concesso un certo numero di giorni liberi dal lavoro, da utilizzare come desiderato. La disciplina progressiva viene utilizzata quando il dipendente supera il numero di assenze consentite. Sebbene questo sistema possa sembrare facile da amministrare, non sapere perché i tuoi dipendenti sono assenti può creare problemi nel dimostrare che hai aderito alla FMLA. Questo tipo di sistema potrebbe inoltre non essere in grado di soddisfare le esigenze aziendali in situazioni di vendita al dettaglio o call center quando la copertura durante determinati orari è fondamentale.
Conservazione della documentazione
La corretta tenuta dei registri è importante per evitare azioni legali. Ad esempio, i lavoratori possono affermare di aver lavorato per anni in un "tempo di lavoro straordinario" casuale, monitorando il proprio straordinario e quindi prendendo un congedo extra per compensare lo straordinario. Se ti mancano i record di tempo ufficiali, non puoi provare diversamente. Molti sistemi di gestione delle retribuzioni possono monitorare le assenze e distinguere tra i tipi di assenze. Se la tua azienda non ha questo tipo di opzione, sviluppa un altro modo per tenere traccia delle assenze individuali e digitare e tabulare i totali a livello aziendale.