Comporre correttamente una lettera commerciale è una parte essenziale per mantenere rapporti professionali favorevoli. Se stai collaborando con un'azienda giapponese, scrivere una lettera commerciale professionale in un modo che onori le sfumature della cultura è essenziale. Un documento scritto in modo chiaro e conciso potrebbe aumentare le tue possibilità di ottenere l'affare che stai perseguendo.
Informazioni sull'intestazione
Il nome dell'azienda, insieme al nome della persona che riceve la lettera, dovrebbe apparire nell'angolo in alto a sinistra del foglio. Il nome della tua azienda, così come il tuo nome, dovrebbe essere direttamente di fronte alle informazioni del destinatario, in alto a destra nella pagina.
Saluti e chiusure
I saluti e le conclusioni della lettera commerciale giapponese sono abbinati in base alla lunghezza e al livello di formalità del documento. Iniziare la lettera commerciale con "Gentile Signore" e terminarla con "Cordiali saluti" è la corretta etichetta commerciale generale giapponese. L'accoppiamento giapponese per questo è "haikei" (il saluto) e "keigu" (la conclusione). Se la lettera è molto breve, è corretto entrare direttamente nel corpo della lettera senza un saluto, secondo il libro di Ivona Baresova, "Politeness Strategies In Cross-Cultural Perspective: Study of American and Japanese Employment Rejection Letters". Questo saluto è "zenryaku", il che significa che, rispettosamente, le "chiacchiere" della lettera sono omesse. Se zenryaku non è scritto nella lettera commerciale, il documento apparirà troppo semplice, il che è considerato scortese. La conclusione corrispondente per zenryaku è "soso", che significa "in fretta".
Corpo della lettera
È considerato educato fare un breve riferimento stagionale all'inizio di una lettera commerciale giapponese. È importante essere consapevoli delle stagioni in Giappone in quel momento, in modo da poter fare correttamente riferimento al clima freddo e frizzante o ai primi fiori della primavera. Se stai contattando una società giapponese per la prima volta, la frase "貴 社 ま す ま す ご 精 栄 の こ と お 慶 び 申 し 上 げ ま す。", che si traduce vagamente in "Siamo lieti e onorati di fare affari con la tua azienda", dovrebbe essere incluso anche all'inizio della lettera. È anche educato informarsi sullo stato di salute o sulla famiglia del destinatario della lettera, soprattutto se il professionista è il capo dell'azienda o in una posizione elevata.
Biglietti da visita
I biglietti da visita sono molto apprezzati nella cultura aziendale giapponese. Il piccolo documento, chiamato "meshi" in giapponese, dovrebbe essere incluso con la lettera commerciale se stai spedendo il documento e non hai mai fatto affari con il destinatario. Se stai presentando il documento di persona, dai al destinatario il biglietto da visita con entrambe le mani: questo è anche il modo in cui l'imprenditore giapponese riceverà il biglietto. Secondo il sito web di Venture Japan, è corretta etichetta aziendale avere il biglietto stampato nella tua lingua madre da un lato e in giapponese dall'altro. Dai sempre la carta con il lato giapponese rivolto verso l'alto.